Si eres autónomo, guardar tus facturas no es opcional: Hacienda puede pedírtelas años después de presentar una declaración. La pregunta es cuántos años y en qué formato. La respuesta corta es que, según la norma, el mínimo es de cuatro años, pero lo prudente es seis.
Los plazos, de un vistazo
| Qué | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Documentación con trascendencia tributaria (facturas emitidas y recibidas, justificantes, libros) | 4 años | Ley General Tributaria (prescripción) |
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes de la actividad | 6 años | Código de Comercio |
| Facturas de bienes de inversión | Durante la vida del bien y 4 años más tras su amortización total (según una de las fuentes consultadas) | Normativa tributaria |
| Prudencia ante delito fiscal | Hasta 10 años (recomendación de algunos asesores) | Código Penal |
Desde cuándo se cuentan
El plazo de cuatro años empieza a contar desde el día siguiente a que termine el plazo voluntario de presentación de la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura. Ejemplo: una factura de febrero de 2026 que declaras en el modelo 303 del primer trimestre (plazo hasta el 20 de abril) empieza a contar desde el 21 de abril de 2026, y llegaría hasta abril de 2030. Para ir a lo seguro, la regla práctica es contar desde el cierre del ejercicio.
Qué documentos conservar
- Facturas emitidas (y copias) y facturas recibidas.
- Libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión e IVA.
- Justificantes de gastos y extractos bancarios que acrediten pagos y cobros.
- Declaraciones presentadas (303, 130, 111, 115, renta) y sus justificantes de presentación.
- Contratos, presupuestos y correspondencia con clientes y proveedores.
- Documentos laborales (contratos, nóminas) si tienes empleados: según una fuente, 3 años para algunos, pero verifica con tu asesor.
¿Puedo guardar las facturas en digital?
Sí. Hacienda admite el archivo digital si se cumplen cuatro condiciones:
- Se puede acreditar la autenticidad del origen.
- Se mantiene la integridad del contenido.
- Son legibles.
- Se pueden poner a disposición de la Administración sin demora, en el formato que se pida.
Un PDF original recibido por correo o una factura digitalizada con calidad suficiente suelen ser lo habitual. No tires el papel sin tener una copia digital bien ordenada y respaldada.
Cómo organizarlas
- Una carpeta por año y trimestre, con subcarpetas de «emitidas» y «recibidas».
- Nombra los archivos con un patrón:
2026-03-12_Proveedor_importe.pdf. - Copia de seguridad en la nube y en un disco externo.
- Cierra el trimestre: cuando presentes el modelo, archiva el justificante junto a las facturas.
- Revisa una vez al año qué documentos ya han superado el plazo.
¿Qué pasa si no las tengo?
- No puedes justificar un gasto: Hacienda puede rechazar la deducción y regularizar tu IRPF y tu IVA, con recargos, intereses y posibles sanciones.
- No conservar o no tener facturas también puede sancionarse. Una fuente indica una multa del 2 % del importe de las operaciones sin factura o 300 € por documento cuando no se pueda determinar; te recomiendo confirmarlo antes de citarlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo guardo las facturas de un gasto que desgravé? Como mínimo cuatro años, y por prudencia seis.
¿Si me doy de baja de autónomo, puedo tirarlas? No. La obligación sigue durante los plazos.
¿Valen las fotos hechas con el móvil? Pueden valer si cumplen los requisitos de legibilidad e integridad; cuida que se vea todo el contenido y guarda también el original digital si lo hay.
¿Y los tickets? Guárdalos igual si justifican un gasto deducible, aunque no siempre son factura completa.
¿Hay que conservar los libros registro? Sí, con el mismo criterio.
¿Cambia algo con VeriFactu o la factura electrónica? Cambia el sistema con el que se generan las facturas, no la obligación de conservarlas; consulta los artículos sobre ambos.