La factura es el documento más importante de tu actividad: justifica tus ingresos, te permite cobrar, y es la base de todos tus impuestos. También es donde más errores se cometen. Una factura incompleta puede impedir que tu cliente deduzca el gasto, obligarte a corregirla más tarde o traerte problemas en una inspección.
La buena noticia es que, aunque la normativa parece compleja, una factura correcta lleva un número limitado de datos, y se hace en pocos minutos una vez que sabes cuáles son. En esta guía los tienes todos, con un ejemplo, los casos especiales y los cambios que vienen con VeriFactu.
¿Estás obligado a facturar?
Sí. Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizan en el ejercicio de su actividad, sobre todo cuando el cliente es otro empresario o profesional. Cuando vendes a particulares también tienes que facturar si el cliente lo pide, y en la práctica se emite una factura simplificada o completa según el caso.
La normativa que lo regula es el Real Decreto 1619/2012, el Reglamento de las obligaciones de facturación.
Los datos obligatorios de una factura completa
Estos son los requisitos que debe cumplir toda factura completa:
| Dato | Qué debe constar |
|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa, dentro de cada serie |
| Fecha de expedición | El día en que se emite la factura |
| Datos del emisor | Tu nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y domicilio |
| Descripción de la operación | Qué has hecho o vendido, con suficiente detalle |
| Base imponible | El importe sin IVA (con el precio unitario si es posible) |
| Tipo de IVA | El porcentaje aplicado (21 %, 10 %, 4 %…) |
| Cuota de IVA | El importe del IVA en euros |
| Fecha de la operación | Si es distinta de la fecha de expedición |
| Total | La suma que debe pagar el cliente |
Y, cuando corresponda, estas menciones adicionales:
- Retención de IRPF (porcentaje e importe), si facturas como profesional a una empresa u otro profesional. Mira nuestros artículos sobre la retención del 7 % y los modelos 111 y 115.
- Referencia a la exención del IVA, si tu actividad o la operación están exentas.
- «Inversión del sujeto pasivo», en operaciones con empresas de otros países de la UE.
- Recargo de equivalencia, si el cliente es un comerciante minorista en ese régimen.
- Datos bancarios para el pago (no son obligatorios, pero ayudan a cobrar antes).
Cómo se numera una factura
- La numeración debe ser correlativa, sin saltos ni repeticiones.
- Puedes usar series diferentes (por ejemplo, una por año, «2026-001», o una para facturas rectificativas) y que la numeración sea correlativa dentro de cada serie.
- No puedes eliminar facturas para «tapar» números. Si te equivocas, se corrige con una factura rectificativa.
Ejemplo de factura
Una diseñadora freelance factura a una empresa. Está en su segundo año de actividad, por lo que aplica la retención reducida del 7 %. (Los datos son ficticios.)
FACTURA Nº 2026-014
Fecha de expedición: 15 de octubre de 2026
| Emisor | Cliente |
|---|---|
| Lucía Pérez Gómez | Estudio Ejemplo, S.L. |
| NIF: 12345678Z | CIF: B12345678 |
| C/ Mayor 10, 28001 Madrid | C/ Alcalá 20, 28014 Madrid |
| Descripción | Importe |
|---|---|
| Diseño de identidad visual: logotipo y manual de marca (entregado el 10/10/2026) | 1.500,00 € |
| Base imponible | 1.500,00 € |
| IVA 21 % | + 315,00 € |
| Retención IRPF 7 % | − 105,00 € |
| TOTAL A PAGAR | 1.710,00 € |
Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000 (ejemplo).
Compruébalo: 1.500 + 315 − 105 = 1.710 €. Y recuerda: la retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA.
Los plazos para emitir la factura
Según las fuentes consultadas, cuando el cliente es un empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Por ejemplo, un trabajo entregado en octubre debería facturarse antes del 16 de noviembre. Cuando el cliente es un particular, el momento de emisión suele ser al realizar la operación.
Y recuerda que la factura determina en qué trimestre declaras el IVA (mira nuestro artículo sobre el modelo 303): emitirla tarde puede desplazar ingresos de un trimestre a otro.
Factura simplificada (el «ticket»)
Es una versión reducida, pensada para operaciones pequeñas con particulares. Puede emitirse, en general, cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido), con límites superiores en algunos sectores y casos concretos. Lleva menos datos (no es obligatorio incluir los datos del cliente) pero no permite al cliente deducir el IVA, por lo que si tu cliente es una empresa o profesional, conviene hacer siempre una factura completa.
Otros tipos de factura
- Factura rectificativa: corrige una factura ya emitida (por un error, una devolución, un descuento o un impago). Nunca se modifica la original: se emite una nueva que la sustituye o corrige, con su propia numeración y la referencia a la factura rectificada.
- Factura recapitulativa: agrupa varias operaciones del mismo cliente en un periodo (como máximo, un mes natural).
- Factura proforma o presupuesto: no es una factura legal y no genera obligaciones fiscales. Sirve para anticipar el importe.
Casos especiales
| Situación | Qué cambia en la factura |
|---|---|
| Cliente de otro país de la UE (empresa con NIF-IVA) | Normalmente sin IVA, con la mención de inversión del sujeto pasivo. Debes estar dado de alta como operador intracomunitario. Lo explicamos en nuestro artículo sobre el IVA para autónomos |
| Cliente fuera de la UE | Normalmente sin IVA (exportación de servicios), según la operación |
| Actividad exenta de IVA (sanitaria, enseñanza reglada…) | Sin IVA, con la referencia al precepto de exención |
| Cliente particular | IVA, y sin retención de IRPF |
| Cliente en recargo de equivalencia | IVA más el recargo correspondiente |
| Pagos en efectivo | Hay un límite legal (1.000 € entre empresarios y profesionales) por encima del cual no es deducible |
Factura electrónica y VeriFactu: lo que cambia
Hay dos novedades que conviene distinguir, porque se confunden mucho.
VeriFactu: facturación con software verificable
Es un sistema de la Agencia Tributaria que exige que el programa con el que facturas registre cada factura de forma segura y trazable, la enlace con la anterior y, en su caso, la envíe a Hacienda.
Tras los últimos aplazamientos (Real Decreto-ley 15/2025), las fechas son:
| Quién | Fecha en que es obligatorio |
|---|---|
| Sociedades (Impuesto sobre Sociedades) | 1 de enero de 2027 |
| Autónomos y resto de obligados | 1 de julio de 2027 |
Según las fuentes, el reglamento no fija umbral de facturación: da igual cuántas facturas emitas. Y los requisitos técnicos no cambian con el aplazamiento: solo el «cuándo». En la práctica, a partir de esa fecha una hoja de Excel o un documento de Word dejará de ser suficiente, y necesitarás un programa de facturación adaptado. Hasta entonces, puedes seguir facturando con el formato que prefieras, siempre que cumplas los requisitos del Real Decreto 1619/2012.
Factura electrónica obligatoria entre empresas (B2B)
Es otra obligación distinta, derivada de la Ley Crea y Crece. Según una de las fuentes, el Consejo de Ministros aprobó en marzo de 2026 el reglamento que la desarrolla, y los plazos para autónomos dependen de la normativa técnica que se publique después. Todavía conviene seguirla con atención: no confundas las fechas de VeriFactu con las de la factura electrónica B2B.
En cualquier caso, empezar a usar un programa de facturación adaptado antes de julio de 2027 te evitará prisas. Mira nuestro artículo sobre los mejores programas de facturación para autónomos.
Cuánto tiempo debes conservar las facturas
Las facturas emitidas y recibidas (y los libros registro) deben conservarse durante el periodo de prescripción tributaria, que es de cuatro años, y más tiempo si estás sujeto a obligaciones mercantiles. Guárdalas en formato digital con copia de seguridad.
Errores frecuentes al facturar
- No numerar correlativamente o saltarse números.
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente o el tuyo.
- No desglosar el IVA (base, tipo y cuota).
- Aplicar mal la retención, calculándola sobre el total con IVA.
- Emitir una factura simplificada a una empresa, que luego no podrá deducir el IVA.
- Modificar o borrar una factura emitida en lugar de rectificarla.
- Facturar fuera de plazo.
- Cobrar IVA a un cliente de la UE que debería recibir la factura sin él.
- No poner la mención de exención en una actividad exenta.
- Seguir con Excel sin planificar el cambio a un programa adaptado a VeriFactu.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo?
Número y serie, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, y, si procede, la retención de IRPF.
¿Cuándo hay que emitir la factura?
Si tu cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Con particulares, en el momento de la operación.
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?
Sí, por ahora, si cumplen los requisitos legales. A partir del 1 de julio de 2027, los autónomos tendrán que usar un software adaptado a VeriFactu.
¿Puedo facturar sin IVA?
Solo si tu actividad o la operación están exentas, o si es una operación con un cliente de otro país en los casos previstos. No puedes dejar de cobrar IVA por facturar poco: el IVA franquiciado no está en vigor.
¿Qué hago si me equivoco en una factura?
Emites una factura rectificativa. No se modifica ni se elimina la original.
¿Tengo que poner la retención en mi factura?
Si eres profesional y facturas a una empresa u otro profesional, sí (15 %, o 7 % en tus primeros años). Si facturas a particulares, no.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Al menos cuatro años, y más si tienes obligaciones mercantiles.
¿Qué es VeriFactu?
El sistema de la Agencia Tributaria para que el software de facturación registre cada factura de forma verificable. Será obligatorio para autónomos desde el 1 de julio de 2027.
Resumen
- Toda factura completa lleva: número correlativo, fecha, datos del emisor y del cliente, descripción, base, IVA y total, y, si procede, la retención de IRPF.
- La retención se calcula sobre la base imponible, no sobre el total.
- Plazo: antes del día 16 del mes siguiente (clientes empresa o profesional).
- La factura simplificada es solo para operaciones pequeñas con particulares.
- Rectifica, no borres: los errores se corrigen con una factura rectificativa.
- VeriFactu será obligatorio para autónomos el 1 de julio de 2027 (sociedades, el 1 de enero de 2027). Prepárate con tiempo.
- Conserva las facturas al menos cuatro años.