Ser autónomo implica llevar un registro de lo que ingresas y gastas. No es lo mismo que una contabilidad completa de empresa, pero sí es obligatorio, y las multas por no tenerlo existen. La buena noticia: no necesitas un libro físico. Una hoja de Excel o un programa bien ordenado sirven.
Qué libros te corresponden depende de dos cosas: cómo tributas en el IRPF (estimación directa o módulos) y si estás sujeto a IVA.
Los libros del IRPF según tu régimen
| Tu situación | Libros que debes llevar |
|---|---|
| Estimación directa simplificada (actividad no mercantil o mercantil en simplificada) | Libro registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión |
| Actividad profesional (estimación directa) | Libro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos |
| Estimación directa normal, actividad mercantil | Contabilidad conforme al Código de Comercio: libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales |
| Módulos (estimación objetiva) | En general, solo el de bienes de inversión si amortizas, y conservar facturas; hay casos agrarios con registro de ventas |
La mayoría de autónomos que empiezan (profesionales y pequeños negocios) se mueven en los dos primeros supuestos.
Los libros del IVA
Si estás sujeto a IVA, debes llevar además:
- Libro registro de facturas expedidas: las que emites.
- Libro registro de facturas recibidas: las de tus proveedores.
- Libro de bienes de inversión: para las inversiones sujetas a regularización del IVA.
- Libro de determinadas operaciones intracomunitarias, si las haces.
En el libro de expedidas se anotan, entre otros datos: número y serie, fecha de expedición y de operación, identificación del destinatario, base imponible, tipo y cuota de IVA. Se permiten asientos resumen en ciertos casos (por ejemplo, cuando no hace falta identificar al destinatario y las operaciones son del mismo mes).
Qué se anota en cada libro
Ingresos / ventas: fecha, número de factura, cliente (nombre y NIF), descripción, importe y IVA y retenciones.
Gastos / compras: fecha, proveedor y NIF, número de factura, concepto, importe, IVA soportado y la parte que realmente es deducible.
Bienes de inversión: descripción, fecha de adquisición, valor, método de amortización, amortización acumulada y fecha de baja.
Provisiones de fondos y suplidos (profesionales): cantidades que recibes de tus clientes para pagar gastos en su nombre.
Cómo llevarlos en la práctica
- Elige el formato: puede ser electrónico. Excel, un programa de contabilidad o una plataforma online son válidos. La Agencia Tributaria ofrece plantillas descargables.
- Anota por orden cronológico y mantén los libros al día; no lo dejes para final de trimestre.
- Conserva todas las facturas, emitidas y recibidas, ordenadas por fechas o trimestres.
- Usa una fila por factura y numera de forma coherente.
- Haz copias de seguridad del archivo.
- Cuadra los libros con tus modelos: lo que declares en el 303 y el 130 debe coincidir con lo anotado.
Estos libros son además la base de tus declaraciones de IVA e IRPF, por lo que te ahorran tiempo cuando toca presentar.
¿Cuánto tiempo hay que conservarlos?
Aquí las fuentes mencionan plazos distintos según la norma:
- 4 años, según la Ley General Tributaria (plazo de prescripción).
- 6 años, según el Código de Comercio, para quien lleve contabilidad mercantil.
- Algunos asesores recomiendan hasta 10 años por prudencia, por la legislación sobre delito fiscal.
Una regla práctica: no elimines nada antes de seis años, y consulta con tu gestor si tienes dudas.
Sanciones por no llevarlos
La falta de libros o los retrasos en las anotaciones pueden sancionarse. Algunas fuentes citan multas desde unos 150 € que pueden crecer si el retraso es largo, y recargos mayores si además resulta una cuota sin ingresar. Como no he podido contrastar la cuantía exacta en la norma, tómala como orientativa.
Errores frecuentes
- Pensar que, por estar en módulos, no hay que guardar facturas (sí hay que conservarlas).
- Anotar solo el importe total y no desglosar IVA y retención.
- Mezclar gastos personales y de la actividad.
- Dejar los libros para el final del año.
- Perder facturas de proveedores o no pedirlas a nombre completo y con NIF.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar los libros en Excel? Sí, cualquier formato electrónico es válido siempre que contenga la información exigida.
¿Los libros se presentan a Hacienda? En general no, se conservan y se aportan si te los piden.
¿Y si estoy en módulos? Normalmente no hay libros de ingresos y gastos, pero sí debes guardar facturas y, en algunos casos, llevar el libro de bienes de inversión.
¿Necesito un contable? No es obligatorio; muchos autónomos llevan los libros ellos mismos o con un programa.
¿Cambia algo con VeriFactu? El sistema afecta a cómo generas las facturas, no sustituye a los libros; consulta nuestro artículo sobre VeriFactu.