Un buen presupuesto evita malentendidos, justifica tu precio y, cuando el cliente lo acepta, te protege a ti. Aquí tienes una plantilla gratuita en Excel y Word y una guía para rellenarla bien.
Qué incluyen las plantillas
- Excel: calcula solo la base imponible, el IVA y el total. Incluye fecha de validez automática, lista desplegable de IVA, hasta 9 líneas, apartado de condiciones y casilla de aceptación del cliente.
- Word: el mismo diseño en formato A4 editable, por si prefieres escribir tú los importes.
Los datos (nombres, NIF, importes) son un ejemplo ficticio: sustitúyelos por los tuyos.
Qué debe incluir un presupuesto
- Tus datos fiscales: nombre, NIF, domicilio y contacto.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y persona de contacto.
- Número y fecha del presupuesto.
- Descripción detallada de lo que entregas, por partes o fases.
- Precios desglosados, sin IVA, con el IVA aparte.
- Plazos: inicio y entrega.
- Validez: hasta qué fecha mantienes el precio.
- Forma de pago: por ejemplo, un anticipo y el resto a la entrega.
- Alcance y exclusiones: qué incluye, cuántas revisiones y qué se cobra aparte.
- Espacio de aceptación: firma y fecha del cliente.
Ejemplo resuelto
| Concepto | Cantidad | Precio | Base |
|---|---|---|---|
| Diseño de logotipo (3 propuestas, 2 rondas de cambios) | 1 | 700,00 € | 700,00 € |
| Manual de marca | 1 | 500,00 € | 500,00 € |
| Adaptación a redes sociales | 4 | 75,00 € | 300,00 € |
| Base imponible | 1.500,00 € | ||
| IVA 21 % | 315,00 € | ||
| Total presupuestado | 1.815,00 € |
Si el cliente es una empresa y se aplica retención del 7 %, serán 105 € sobre la base (1.500 × 7 %), de modo que cobrarías 1.710 €. La retención se refleja en la factura, no en el presupuesto, por eso en la plantilla es solo informativa.
¿Es vinculante un presupuesto?
Hasta que el cliente lo acepta, es informativo. Una vez aceptado dentro del plazo de validez, puede convertirse en un contrato, porque concurren consentimiento, objeto y causa (arts. 1.254 y 1.261 del Código Civil). La aceptación verbal también obliga, pero es difícil de probar, así que lo recomendable es pedir una aceptación por escrito (firma o respuesta por correo).
Presupuesto, factura y proforma
- El presupuesto no tiene validez fiscal: no declaras IVA por él.
- Cuando haces el trabajo (o cobras un anticipo), emites la factura con su numeración correlativa. Consulta nuestras guías sobre cómo hacer una factura y la plantilla de factura.
- Si el trabajo se amplía, necesitas un acuerdo por escrito: las horas extra deben estar previstas en el presupuesto (por ejemplo, «40 €/hora»).
Consejos para freelance
- Cobra un anticipo (por ejemplo, el 50 %) al aceptar.
- Limita las revisiones y fija el precio de las extras.
- Pon fecha de caducidad: 15 o 30 días es lo habitual.
- Detalla las exclusiones: es lo que más evita discusiones.
- Guarda cada presupuesto y su aceptación junto al proyecto.
- Si el trabajo incluye propiedad intelectual o confidencialidad, añade una cláusula o un contrato aparte.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer un presupuesto? En general no, pero es muy recomendable; en algunos sectores o con consumidores puede ser exigible, consulta tu caso.
¿Cuánto tiempo debe ser válido? No hay un plazo legal único; lo fijas tú (15–30 días es habitual).
¿Puedo cobrar por hacer un presupuesto? Sí, si lo acuerdas antes con el cliente; si no, se considera gratuito.
¿El presupuesto sustituye a la factura? No: la factura se emite cuando prestas el servicio.
¿Puedo cambiar el precio después de aceptado? Solo con el acuerdo del cliente, preferiblemente por escrito.