Cuando empiezas, cada euro cuenta. La buena noticia es que hay herramientas oficiales y gratuitas que cubren lo básico: facturar, calcular tu cuota, llevar tus cuentas y gestionar trámites. La mala es que «gratis» suele tener límites. Aquí tienes qué usar, para qué sirve cada una y cuándo te quedarás corto.
1. La aplicación gratuita de facturación de la AEAT (VERI*FACTU)
Es una herramienta de la Agencia Tributaria para emitir facturas electrónicas y enviar automáticamente los registros de facturación. Está pensada para profesionales, autónomos y empresas con baja facturación que no tienen programa propio.
Cómo se accede: desde la sede electrónica de la AEAT, con Cl@ve (móvil o certificado) o DNI electrónico. La ruta indicada es Información y servicios → IVA → Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU → Acceso a la aplicación de facturación. La AEAT recomienda usar un ordenador.
Qué permite: emitir facturas con código QR, consultarlas y gestionarlas, guardar clientes y productos, configurar series de numeración y validar y firmar antes de enviar. No hay restricción de número de facturas.
Sus límites (importantes):
- No emite facturas simplificadas (tickets): siempre necesita datos del cliente.
- Un único destinatario por factura.
- Excluye algunos regímenes especiales de IVA.
- No exporta los registros de facturación: si luego cambias de programa, no puedes llevarte ese histórico.
- Sin personalización del diseño, ni facturas recurrentes, ni control de gastos, ni borradores de impuestos.
Es una buena solución si facturas poco a clientes concretos; si creces, necesitarás un programa más completo.
2. El simulador de cuota de la Seguridad Social (Import@ss)
Desde el portal Import@ss puedes acceder, con Cl@ve o certificado, a la opción «Revisa tu cuota»: calcula tu cuota y tu base de cotización según tus rendimientos netos estimados, dentro de los 15 tramos de ingresos reales. Sirve para ajustar tu cuota a lo que prevés ganar y evitar sorpresas con la regularización de fin de año. Consulta nuestro artículo sobre cómo calcular tu cuota.
Import@ss también permite comunicar una nueva actividad o el fin de una actividad (en este último caso, dentro del plazo previsto); la información sobre estas funciones es de 2023, así que confirma que siguen disponibles tal y como se describen.
3. Cl@ve y certificado digital
Casi todo lo anterior exige identificarte con Cl@ve (PIN o móvil) o un certificado electrónico o DNI electrónico. Son gratuitos y conviene tenerlos listos antes de empezar.
4. Plantillas descargables
- Factura, presupuesto y libro de ingresos y gastos en Excel y Word (en esta guía tienes plantillas gratuitas de cada una).
- Vale mientras tengas poco volumen, pero no cumplen VeriFactu: a partir del 1 de julio de 2027 los autónomos deberán usar software adaptado.
5. Planes gratuitos o pruebas de programas privados
Algunos programas de facturación y contabilidad ofrecen planes gratuitos limitados (por ejemplo, de pocos documentos al año) o pruebas de 14 a 30 días. Revisa los límites antes de apoyarte en ellos; consulta nuestra comparativa de programas de facturación.
6. Herramientas para gestionar tu negocio
- Hojas de cálculo y calendarios gratuitos para controlar cobros, gastos y plazos fiscales.
- Banca online sin comisiones para separar tus finanzas (con condiciones; mira nuestra guía de cuentas).
- Apps de móvil con plan gratuito para fotografiar tickets, con límite de escaneos.
Qué no es gratis
- La gestoría (aunque algunas tienen planes baratos).
- La cuota de autónomos y los impuestos, claro.
- Los programas de facturación completos y la contabilidad con integración bancaria.
- El seguro de responsabilidad civil, si tu actividad lo necesita.
Checklist para empezar sin gastar de más
- Consigue Cl@ve y comprueba tu acceso a la sede de la AEAT y a Import@ss.
- Usa el simulador de cuota para elegir una base adecuada.
- Elige cómo vas a facturar: app de la AEAT o un programa con plan gratuito o de prueba.
- Lleva un libro de ingresos y gastos desde el primer día (Excel o programa).
- Apunta en tu calendario los plazos de los modelos 303 y 130.
- Guarda todas las facturas y haz copia de seguridad.
- Revisa a los 3–6 meses si lo gratuito sigue bastando.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar gratis cumpliendo VeriFactu? Con la aplicación gratuita de la AEAT, según la propia Agencia; con las limitaciones indicadas. Los planes gratuitos de programas privados dependen de su software.
¿La app de la AEAT sirve para tickets? No: no emite facturas simplificadas.
¿Puedo exportar mis facturas a otro programa? Según la AEAT y otras fuentes, no los registros de facturación; sí listas de clientes y productos en CSV (según una fuente).
¿Necesito certificado digital? Cl@ve o DNI electrónico bastan para acceder a estas herramientas.
¿Cuándo debo dejar lo gratuito? Cuando necesites gastos, integración bancaria, facturas recurrentes, varios usuarios o más soporte.