El susto típico del autónomo llega a final de trimestre: has cobrado, lo has gastado y ahora toca pagar el IVA y el IRPF. La solución no es ganar más, sino no tocar el dinero que no es tuyo. El sistema de sobres consiste en repartir cada cobro en «sobres» (cuentas o apartados) con un destino fijo. Es sencillo y funciona.
Primero, entiende de quién es el dinero
Cuando cobras una factura, no todo ese dinero es tuyo:
- El IVA que cobras al cliente no es un ingreso tuyo: lo recibes y lo ingresas en Hacienda (menos el IVA que tú hayas pagado en tus gastos). Los verificadores de bulos lo explican así: el autónomo solo «transmite» el IVA que pagan los clientes. Por eso no es «un impuesto que te cuesta», pero sí es dinero que debes tener guardado.
- El IRPF se adelanta cada trimestre con el modelo 130 (20 % del rendimiento neto acumulado, menos pagos anteriores y retenciones), y se liquida en la renta anual.
- La cuota de autónomos se paga cada mes, aunque no factures.
- Los gastos de la actividad también salen de ahí.
Los sobres
- Sobre IVA: todo el IVA que cobras (ingresa el 100 % aquí).
- Sobre IRPF: un porcentaje de cada cobro para el modelo 130 y la renta.
- Sobre cuota: lo necesario para la cuota mensual y otros pagos fijos.
- Sobre colchón: reserva para meses flojos e imprevistos.
- Sobre personal: lo que queda para ti.
Cada sobre puede ser una cuenta separada, una subcuenta o simplemente una hoja de cálculo que lleves al día. Lo más seguro es que el dinero de impuestos esté en una cuenta distinta a la que usas a diario; consulta nuestra guía de cuentas bancarias.
Cómo repartir cada cobro
Cada vez que entra una factura:
- IVA: aparta el IVA cobrado (por ejemplo, 210 € en una factura de 1.000 € + 21 %).
- IRPF: aparta un porcentaje de la base. Como regla prudente, empieza con el 20 % (el tipo del modelo 130), sin descontar gastos; así te sobrará un poco en lugar de faltarte.
- Cuota y gastos fijos: aparta lo que necesites para cubrir los pagos del mes.
- Colchón: un pequeño porcentaje fijo.
- El resto es tu sueldo.
Si tus clientes te retienen IRPF en las facturas (por ejemplo, el 15 %), esa retención ya es un adelanto de tu IRPF: tu sobre de IRPF puede ser menor.
Ejemplo con números
Datos hipotéticos de un freelance sin retenciones: base de 3.000 € al mes, gastos de 400 € al mes (más 84 € de IVA), cuota de 300 € al mes.
Un trimestre (3 meses):
- Ingresos (base): 9.000 €. IVA cobrado (21 %): 1.890 €.
- Gastos (base): 1.200 €. IVA soportado deducible: 252 €.
- Cuota: 900 €.
- Rendimiento neto: 9.000 − 1.200 − 900 = 6.900 €.
Lo que debes pagar en el trimestre:
- Modelo 303 (IVA): 1.890 − 252 = 1.638 € (unos 546 € al mes).
- Modelo 130 (IRPF): 20 % × 6.900 = 1.380 € (unos 460 € al mes).
Por cada mes, aparta: unos 546 € para el IVA y 460 € para el IRPF, es decir, unos 1.006 € de 3.630 € cobrados con IVA. Los 300 € de la cuota y los gastos salen aparte.
Si los clientes aplican un 15 % de retención: el cliente paga 3.000 + 630 − 450 = 3.180 € por mes y retiene 450 € a tu cuenta. En el trimestre, el 130 sería 1.380 − 1.350 (retenciones) = 30 €. Es decir: con retenciones, el sobre del IRPF casi no hace falta, pero el IVA sigue igual.
Regla práctica con este ejemplo: por cada 1.000 € de base, aparta 210 € de IVA y 200 € de IRPF (el 20 %); lo demás cubre cuota, gastos y tu sueldo. Si te retienen el 15 %, ya llevas 150 € adelantados.
La renta anual: el sobre que se olvida
El modelo 130 es un pago a cuenta. En la renta (abril-junio) se calcula tu IRPF real: puede salir a ingresar o a devolver, según tus ingresos totales, tus circunstancias personales y lo ya pagado. Por eso conviene tener un pequeño extra en el sobre del IRPF, y revisar cada año cuánto te ha salido. Un gestor puede estimarlo con tus datos.
Cómo mantener el sistema
- Hazlo en el momento del cobro, no a fin de mes.
- Lleva tus libros al día (plantilla de contabilidad con Excel): el resumen trimestral te dice lo que debes.
- Calendario fiscal: anota los plazos del 303 y el 130 y programa los pagos.
- Revisa cada trimestre si los porcentajes te han sobrado o faltado y ajústalos.
- Domicilia el pago de los modelos desde la cuenta de impuestos.
- No uses el sobre de impuestos como préstamo, ni siquiera «hasta que cobre».
Errores frecuentes
- Tratar el IVA como ingreso.
- Apartar impuestos solo sobre el beneficio y no sobre cada cobro.
- Olvidar la cuota y los gastos al calcular lo que te queda.
- Usar el mismo saldo para gastos personales y de impuestos.
- No contar la renta anual.
- No apartar cuando una factura se cobra con retraso (el IVA se devenga al emitir la factura, aunque cobres después, en general; consulta tu caso).
Preguntas frecuentes
¿Qué porcentaje debo apartar? El IVA cobrado menos el soportado, más un 20 % de la base como punto de partida para el IRPF; después, ajusta con tus cifras reales.
¿Y si no me han pagado la factura? El IVA puede ingresarse aunque no hayas cobrado, salvo que estés en el régimen especial de criterio de caja; consulta tu situación.
¿Es suficiente la cuenta personal? Mejor una cuenta o subcuenta separada para impuestos.
¿Cuánto debo guardar de colchón? No hay cifra única: muchos asesores sugieren varios meses de gastos; define tu objetivo según tu estabilidad.
¿Esto sirve si estoy en módulos? Los modelos y los pagos son distintos; consulta tu régimen.