Te equivocas en el importe, en el tipo de IVA o en los datos del cliente, y ya has enviado la factura. ¿Qué haces? No puedes editarla ni borrarla: hay que emitir una factura rectificativa. En esta guía verás cuándo hace falta, qué datos debe llevar y cómo hacerla, con un ejemplo con números.
Qué es una factura rectificativa
Es el documento con el que corriges o modificas una factura ya emitida. La normativa de facturación (Real Decreto 1619/2012) no permite alterar la original: la corrección se hace con un documento nuevo que la identifica. Lo que antes se llamaba «factura de abono» se integra hoy en la rectificativa negativa.
Cuándo hay que emitirla
Entre otros casos:
- Errores en los importes, la base imponible o el tipo de IVA.
- Errores en los datos obligatorios (nombre o NIF del cliente, domicilio, descripción).
- Devoluciones, descuentos o bonificaciones posteriores a la venta.
- Impago (con requisitos específicos que conviene consultar con tu gestor).
Debe emitirse en cuanto detectes el error, y la normativa fija un plazo máximo general de cuatro años desde el devengo, con matices según la causa (en algunos casos el plazo es menor).
Dos formas de rectificar
El Reglamento distingue dos modalidades:
- Por sustitución: la nueva factura sustituye a la original. Reproduce los datos correctos y deja constancia de que anula la anterior.
- Por diferencias: solo refleja la diferencia respecto a la original, con signo positivo (si aumenta el importe) o negativo (si lo reduce).
La elección práctica depende de tu programa de facturación y de lo que acuerdes con tu cliente. Para correcciones de importe, la rectificación por diferencias suele ser la más habitual.
Qué debe llevar
Además de los datos de una factura normal, debe incluir:
- La indicación clara de que es una «Factura rectificativa».
- Serie propia y numeración correlativa (por ejemplo, RE-001, RE-002).
- La referencia a la factura original: número y fecha.
- Los datos que se rectifican y el motivo.
- La base imponible y la cuota correctas o la diferencia, según el método.
- Se puede rectificar más de una factura en un mismo documento si todas se identifican.
Paso a paso
- Localiza la factura original y anota su número, fecha e importes.
- Identifica el error y decide si se rectifica por sustitución o por diferencias.
- Crea la rectificativa con serie propia y el número siguiente de esa serie.
- Indica la referencia a la original y el motivo.
- Rellena los importes correctos o la diferencia (con signo negativo si reduces).
- Envía la rectificativa al cliente y guarda una copia. Conserva también la prueba del envío.
- Decláralo en el IVA del periodo que corresponda (ver más abajo).
Ejemplo con números
Facturaste 1.500 € de base más 21 % de IVA (315 €), total 1.815 €. Pero lo pactado eran 1.200 €.
Rectificativa por diferencias:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | −300,00 € |
| IVA 21 % | −63,00 € |
| Total rectificativa | −363,00 € |
Comprobación: 1.200 + 252 (IVA de 1.200) = 1.452 € ; 1.815 − 363 = 1.452 €. ✔
Si en la factura original aplicaste retención de IRPF, la rectificativa debe ajustarla también (se calcula siempre sobre la base imponible).
Cómo se declara en el IVA
Aquí conviene ir con cuidado, porque las reglas dependen de si la cuota aumenta o disminuye (art. 89 de la Ley del IVA). Según las fuentes consultadas:
- Si la rectificación reduce la cuota, se declara en el periodo en que se emite la rectificativa.
- Si la aumenta, puede declararse en el periodo en que se emite o en posteriores, dentro del plazo de cuatro años.
- Si el error se debe a un fallo tuyo que has declarado mal, puede que debas corregir la declaración original (con recargos e intereses si es fuera de plazo).
En el modelo 303, las modificaciones de bases y cuotas tienen sus casillas específicas; revisa con tu gestor cuál corresponde en tu caso.
Errores frecuentes
- Intentar editar o borrar la factura original.
- No poner la referencia a la original (número y fecha).
- Usar la numeración de las facturas normales en lugar de una serie propia.
- Calcular mal la retención (siempre sobre la base imponible).
- Olvidarse de declararla en el trimestre que toca.
Rectificativas y VeriFactu
Cuando te afecte VeriFactu (a partir del 1 de julio de 2027 para autónomos), la factura emitida quedará registrada y encadenada, por lo que no se podrá modificar: toda corrección irá en un registro nuevo. Los programas distinguen entre factura rectificativa (la operación existe pero tenía errores) y anulación (la factura no debió emitirse). Tu programa te guiará en cada caso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo corregir una factura a mano o en el Excel original? No; hay que emitir una rectificativa.
¿Cuánto tiempo tengo? Debe emitirse en cuanto detectes el error, con un máximo general de cuatro años y matices según la causa.
¿Necesito el consentimiento del cliente? No para emitirla, pero debes enviársela. Si la rectificativa reduce el IVA, el cliente también deberá ajustar su declaración.
¿Una rectificativa puede ser positiva? Sí, si el importe correcto es mayor.
¿Sirve la plantilla de factura para hacerla? Sí: usa serie propia, importes negativos si procede y añade la referencia.