Deducir gastos es una de las herramientas más potentes que tienes para pagar menos impuestos legalmente. Cada euro que puedes justificar como gasto de tu actividad reduce el beneficio sobre el que tributas por IRPF y, en muchos casos, te permite recuperar el IVA que pagaste al comprarlo.
Pero también es el terreno donde más se equivocan los autónomos, y donde Hacienda mira con más atención. Hay gastos que se pueden deducir al 100 %, otros solo en parte, y otros que no se pueden deducir en absoluto, aunque estén relacionados con tu trabajo.
En esta guía tienes la lista completa, con los límites y las reglas que debes conocer.
Las tres reglas de oro para deducir un gasto
Para que un gasto sea deducible, debe cumplir siempre estas condiciones:
- Estar afecto a la actividad. Debe ser necesario para tu trabajo, no un gasto personal. Si lo usas a la vez para tu vida privada, solo es deducible en parte, y en algunos casos nada.
- Estar justificado con factura completa. A tu nombre y con tu NIF, con IVA desglosado y los datos legales. Un ticket simple normalmente no basta. Mira nuestra guía sobre cómo hacer una factura de autónomo correctamente para saber qué datos debe llevar.
- Estar registrado en tus libros contables (libro de facturas recibidas y, según tu régimen, de gastos), y correctamente imputado al periodo en que se produce.
Añade una cuarta cautela práctica: los pagos en efectivo por encima de 1.000 € no son deducibles según la normativa antifraude vigente, así que paga con tarjeta o transferencia siempre que puedas.
Gastos que puedes deducir al 100 %
Si cumplen las reglas de oro y están vinculados solo a tu actividad, se deducen íntegramente:
| Gasto | Detalle |
|---|---|
| Cuota de autónomos | La cotización a la Seguridad Social es deducible. Mira nuestro artículo sobre cuánto cuesta ser autónomo al mes |
| Alquiler de local, oficina o coworking | Y los gastos asociados (suministros, comunidad, basuras) |
| Material y herramientas de trabajo | Material de oficina, consumibles, herramientas del oficio |
| Software y suscripciones | Programas, licencias, aplicaciones y servicios en la nube vinculados a tu actividad |
| Publicidad y marketing | Anuncios, web, dominio, hosting, diseño, redes sociales |
| Servicios profesionales | Gestoría, asesoría, abogados, notarios, cuotas de colegios o asociaciones profesionales |
| Seguros de la actividad | Responsabilidad civil profesional, seguro del local, accidentes |
| Formación relacionada con tu actividad | Cursos, libros, congresos, suscripciones profesionales |
| Gastos financieros | Comisiones bancarias, intereses de préstamos para la actividad |
| Reparaciones y mantenimiento | De local, equipos y herramientas |
| Sueldos y Seguridad Social de empleados | Si los tienes |
| Transporte y desplazamientos de trabajo | En transporte público, taxi, billetes de tren o avión vinculados a la actividad |
| Tributos relacionados con la actividad | Por ejemplo, tasas e impuestos locales (no el IRPF ni el IVA, que tienen otro tratamiento) |
Gastos parcialmente deducibles: los que más errores generan
1. Si trabajas desde casa
Es el caso más común, y tiene dos reglas distintas:
Gastos de titularidad (alquiler, IBI, comunidad, seguro del hogar, intereses de la hipoteca): se deducen en proporción a los metros cuadrados de tu vivienda que dedicas exclusivamente a la actividad.
Suministros (luz, agua, gas, internet, teléfono): se deducen aplicando el 30 % sobre esa misma proporción de superficie, salvo que puedas demostrar otro porcentaje.
Ejemplo práctico. Tu vivienda tiene 90 m² y dedicas 15 m² a despacho, es decir, el 16,67 %:
| Gasto anual | Cálculo | Deducible |
|---|---|---|
| Suministros (luz, agua, internet): 1.800 € | 1.800 × 30 % × 16,67 % | 90 € |
| Alquiler: 9.600 € | 9.600 × 16,67 % | 1.600 € (aprox.) |
Precauciones importantes:
- El espacio debe estar destinado exclusivamente a la actividad (una habitación que también es dormitorio de invitados no vale).
- Conviene comunicar la afectación de la vivienda en tu declaración censal (modelo 036), porque Hacienda lo valora.
- Si no puedes justificar la superficie, pueden rechazarte la deducción.
2. Vehículo
Es el gasto más conflictivo del autónomo, y tiene un tratamiento diferente en IRPF y en IVA:
| IRPF | IVA | |
|---|---|---|
| Regla general | El gasto del vehículo solo es deducible si está afecto exclusivamente a la actividad | Se presume una afectación del 50 % en turismos, de modo que puedes deducir el 50 % del IVA soportado (compra, combustible, seguro, reparaciones), salvo que demuestres otro porcentaje |
| Excepciones | Algunas actividades, como transporte de mercancías, autoescuelas, taxis o agentes comerciales, tienen un régimen más favorable | En esas actividades el IVA puede deducirse al 100 % |
Es decir: para la mayoría de profesionales, usar el coche particular para trabajar no permite deducir sus gastos en el IRPF, aunque sí recuperar parte del IVA. Y ten en cuenta que, si lo deduces, Hacienda puede exigirte pruebas de que el uso es exclusivamente profesional.
3. Dietas y gastos de manutención
Puedes deducir tus comidas cuando son necesarias para la actividad, con estos límites diarios:
| Situación | España | Extranjero |
|---|---|---|
| Sin pernoctar | 26,67 € al día | 48,08 € al día |
| Pernoctando | 53,34 € al día | 91,35 € al día |
Condiciones habituales: que se produzcan en restaurantes u hoteles, que pagues con medio electrónico (tarjeta, transferencia), que tengas factura y que la comida esté vinculada al desarrollo de tu actividad. Las comidas rutinarias no justificadas son de las cosas que Hacienda revisa con más lupa.
4. Seguro de salud privado
Deducible hasta 500 € por persona y año: para ti, tu cónyuge y tus hijos menores de 25 años que convivan contigo. El límite sube a 1.500 € si la persona tiene discapacidad.
5. Equipos y bienes duraderos (amortización)
Un ordenador, un coche de trabajo o el mobiliario no se deducen de golpe, sino mediante amortización: se reparte su coste a lo largo de varios años, según las tablas de Hacienda. Por ejemplo, para equipos informáticos, el porcentaje anual máximo suele situarse en torno al 26 %. Consulta las tablas oficiales para cada tipo de bien.
6. Atenciones a clientes, regalos y representación
Tienen límites y requieren justificar su vinculación con la actividad. Las comidas con clientes, los regalos de bajo valor con fines promocionales y similares pueden ser deducibles, pero conviene documentar quién, cuándo y por qué.
Gastos que NO puedes deducir
Para evitar problemas, ten claro qué queda fuera:
- Gastos personales: ropa de calle, alimentación personal, ocio, gimnasio, vacaciones.
- Multas y sanciones, incluidas las de tráfico.
- Gastos sin factura válida, o con facturas a nombre de otra persona.
- Tu propio «sueldo» como autónomo: no es un gasto; el beneficio es tuyo.
- Pagos en efectivo por encima del límite legal (1.000 €).
- Donaciones: no son gasto de la actividad (tienen su propio tratamiento en la renta).
- El IRPF y el IVA que pagas a Hacienda.
- Gastos de vehículo no afecto exclusivamente, en el IRPF.
- Cualquier gasto que no puedas vincular a la actividad.
Los gastos de difícil justificación
Si estás en estimación directa simplificada, la ley te permite aplicar un porcentaje adicional sobre tu rendimiento neto en concepto de gastos de difícil justificación y provisiones, sin necesidad de aportar facturas. Se calcula como el 5 % del rendimiento neto previo, con un máximo de 2.000 euros al año. Algunas fuentes indican que ese porcentaje se elevó al 7 %, así que comprueba el porcentaje vigente antes de aplicarlo.
No sustituye a las facturas ni sirve para esconder gastos personales: es un cálculo ajustado por la propia normativa.
IRPF e IVA: no siempre coinciden
Una confusión muy frecuente: un gasto puede ser deducible en el IVA y no en el IRPF, o al revés.
| Gasto | IRPF | IVA |
|---|---|---|
| Alquiler de local | Sí, 100 % | Sí, el IVA soportado |
| Coche particular | No, salvo afectación exclusiva | 50 % del IVA (presunción) |
| Seguro de salud | Hasta 500 € por persona | Exento de IVA, no hay IVA que deducir |
| Suministros de vivienda | Fórmula del 30 % | Según la proporción de afectación |
| Material de oficina | Sí | Sí |
El IVA deducible se refleja en el modelo 303, y los gastos deducibles en el cálculo del pago fraccionado del modelo 130.
Cómo organizar tus gastos para no perder deducciones
- Pide siempre factura completa a tu nombre y con tu NIF. Un ticket no suele valer.
- Paga con medios trazables (tarjeta, transferencia) y, a ser posible, desde una cuenta separada de la actividad.
- Anota cada gasto en tu libro de facturas recibidas al momento, o al menos cada mes.
- Guarda las facturas en digital, con copia de seguridad, durante años.
- Documenta las situaciones dudosas (comidas con clientes, desplazamientos, uso mixto).
- Revisa tus gastos cada trimestre, antes de presentar los modelos 303 y 130.
- Consulta con un gestor los casos dudosos, como el coche o la vivienda, antes de aplicarlos.
Errores frecuentes al deducir gastos
- Deducir gastos personales como si fueran de la actividad.
- Aplicar el 100 % de los suministros de casa, cuando solo se permite el 30 % de la proporción afecta.
- Deducir el coche entero sin afectación exclusiva.
- No guardar las facturas o no tenerlas a tu nombre.
- Pagar en efectivo importes elevados.
- Mezclar la cuenta personal y la profesional, lo que complica probar el gasto.
- Deducir comidas sin vinculación a la actividad.
- Olvidar deducir gastos legítimos, como la cuota de autónomos o el seguro, y pagar más impuestos de los necesarios.
- No amortizar correctamente los equipos.
- Usar gastos de difícil justificación sin estar en el régimen adecuado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir la cuota de autónomos?
Sí, al 100 %. Reduce tu rendimiento neto en el IRPF.
¿Puedo deducir los gastos de mi casa si trabajo en ella?
En parte: los gastos de titularidad según los metros cuadrados afectos, y los suministros aplicando el 30 % sobre esa proporción. El espacio debe ser exclusivo de la actividad.
¿Puedo deducir el coche?
En el IRPF, solo si está afecto exclusivamente a la actividad. En el IVA, se presume un 50 % de afectación en turismos, salvo excepciones.
¿Puedo deducir las comidas?
Sí, con límites diarios y condiciones: restauración u hostelería, pago electrónico, factura y vinculación con la actividad.
¿Se pueden deducir gastos sin factura?
No. Solo existe el cálculo de gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada, con su límite.
¿Puedo deducir mi móvil y mi internet personales?
Solo la parte vinculada a la actividad y con proporción justificada. Si el uso es mixto, no se deduce el 100 %.
¿Puedo deducirme un ordenador?
Sí, mediante amortización durante varios años, o en el ejercicio si el importe es reducido y cumple las condiciones del régimen en el que tributas.
¿Hacienda revisa los gastos deducidos?
Sí, y en especial los de vehículo, vivienda, comidas y representación. Por eso conviene documentarlos bien.
Resumen
- Para deducir un gasto debe estar vinculado a la actividad, justificado con factura completa y registrado.
- Son 100 % deducibles: cuota de autónomos, alquiler del local, material, software, publicidad, gestoría, seguros de la actividad y formación.
- Son parcialmente deducibles: vivienda (proporción de superficie y 30 % en suministros), vehículo, dietas (con límites diarios) y seguro de salud (hasta 500 € por persona).
- No son deducibles: gastos personales, multas, gastos sin factura y pagos en efectivo por encima de 1.000 €.
- IRPF e IVA no siempre coinciden: revisa cada gasto en ambos.
- Un buen sistema de archivo y pago trazable es tu mejor defensa ante Hacienda.